Wie lange können Anrufer in der Warteschleife bleiben?

Das Interactive Voice Response-System (IVR), über das Ihre Belfabriek-Telefonnummer läuft, kann eine unbegrenzte Anzahl von Anrufern verarbeiten. Das bedeutet, dass Sie mit Belfabriek unbegrenzt wachsen können.

Natürlich ist die Anzahl der Mitarbeiter, die Ihre Anrufe entgegennehmen, begrenzt. Deshalb ist es eine gute Idee, die Funktion Anklopfen zu aktivieren. Damit werden die Anrufer in der Reihenfolge ihres Eintreffens in die Warteschleife gestellt und weitergeleitet, sobald ein Mitarbeiter verfügbar ist.

Wenn Ihre Anrufer in der Warteschleife sind, spielt diese Funktion beruhigende Musik, unterbrochen von der Meldung, dass alle Mitarbeiter beschäftigt sind.

Wartezeit: maximal 2 Minuten

Um die Geduld der Anrufer nicht zu sehr auf die Probe zu stellen, haben wir die maximale Wartezeit standardmäßig auf 2 Minuten festgelegt. Die Erfahrung zeigt, dass eine längere Wartezeit der Stimmung der Anrufer (und damit Ihrem Image) schadet.

Sollte der Anrufer innerhalb dieser Zeit nicht zu sprechen sein, wird die Verbindung getrennt. Da dies von den meisten Anrufern als unfreundlich empfunden wird, empfehlen wir, den digitalen Anrufbeantworter zu aktivieren.

Anstatt den Anruf zu beenden, ohne zu wissen, wer angerufen hat, haben die Anrufer so die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen, z. B. mit ihrer Frage und ihrer Telefonnummer. Sie erhalten die Audioaufzeichnung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.

Sie aktivieren diese Funktion über Belfabriek.app.

Verkürzung der Wartezeit

Eine logische Möglichkeit, die Wartezeit zu verkürzen, ist die Einstellung zusätzlichen Personals. Das muss nicht unbedingt vor Ort sein, denn auch externe Callcenter können helfen. Mit der Overflow-Funktion leiten Sie Anrufer aus der Warteschlange an eine externe Rufnummer weiter.

Denken Sie daran, dass Sie in Belfabriek.app umfangreiche Statistiken zu Ihrer Telefonnummer finden. So können Sie die verkehrsreichsten Tage und Zeiten über einen längeren Zeitraum hinweg verfolgen. Dies hilft Ihnen, Ihre Tage zu planen und (zusätzliches) Personal einzusetzen, um die Anzahl der Anrufer in der Warteschleife zu minimieren.